# 第九章 会计档案

# 第一节 会计档案概述

## 一、会计档案的概念
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
单位应该根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定管理会计档案。

## 二、会计档案的内容

## 会计档案的具体内容包括：

## 1.会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
2.会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片账，辅助账簿，其他会计账簿。
3.财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
4.其他会计资料类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
在会计电算化条件下，电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据，以及计算机打印出来的书面形式的会计数据。

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# 第二节　会计档案的保管

## 一，会计档案的归档

## 根据《会计档案管理办法》，各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

## （一）会计档案的整理要求

## 会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：

## 1，分类标准统一 ：一般将会计资料分成一类凭证，二类账簿，三类报表，四类其他资料。

## 2，档案形成统一：即案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

## 3，管理要求统一：即建立会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序编装订成册。

## （二）会计档案的装订

## 1，会计凭证的装订。一般每月在装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。整理、凭证外面要加封面。

## 2，会计账簿的装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。

## 3，会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。

## （三）会计档案的保管

## 当年形成的会计档案，在会计年度终了，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管；未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。

## 移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

## 二，永久档案与定期档案

## 各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。
永久档案即长期保管，不可以销毁的档案；定期档案根据保管期限分为：3 年、5 年、l0 年、l5 年、25 年 5 种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
《会计档案管理办法》规定了我国企业和其他组织等会计档案的保管期限，该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，具体可以分为：（主要了解企业的）

## 1.永久：会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及年度财务报告、财政总预算、行政单位和事业单位决算、税收年报以及涉外账簿；

## 2.保存 25 年的：现金和银行存款日记账、税收日记账（总账）、税收票证分类出纳帐。

## 3.保存 15 年的：会计凭证类；总账、明细账、日记账和辅助账簿（不包括现金和银行存款）；会计移交清册；

## 4.保存 10 年的

## 5. 保管 5 年的：固定资产卡片账于固定资产报废清理后保管 5 年、银行存款余额调节表、银行对账单；

## 6. 保存 3 年的：月度、季度财务报告。

## 三、会计档案的查阅和复制
各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
会计档案的借阅和复制要求具体包括：
1.会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。
2.外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
3.借阅会计档案人员不得在案卷上乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。
4.借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

## 四，会计档案的销毁

## 保管期满的会计档案，一般可以按照以下程序销毁：
1.由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。
2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
3.销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。
4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
注意：对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证，以及涉及到其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

## 需要指出，采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。