<要在“记事本”中更好地浏览本文件，请选择“编辑”菜单中的“自动换行”选项.>


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Microsoft Office for Windows 95
使用“活页夹”组织文档
[补充信息]
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[为什么要使用活页夹？]

如果你的一个项目包括了几种不同类型的文档，例如用 Word 做的前言，用 Excel 做的财务报表，用 PowerPoint 做的图解等，则使用活页夹可更便捷、有效地保存各文档。

活页夹提供了一种方便的途径处理文档，不必把文档从活页夹取出，就可以充分利用各应用程序的功能对它进行编辑。 使用活页夹的优势在于：

+ 活页夹中存储的每一个文档称活页夹中的一个稿件。你可以一个文档的形式保存或打开活页夹及其所包含的稿件，而且还可以把活页夹作为一个整体打印。你可以给各稿件指定格式，进行拼写检查，给整个活页夹确定如页面方向等属性，并把整个活页夹通过电子邮件传送给同事。

+ 活页夹中各稿件可以任何顺序组织，也可通篇使用同一页眉和页脚，并使用连续页码。

+ Microsoft Office95 提供了几个现成的活页夹模板，可以迅速地为各稿件建立一个恒定的形式。如欲查找活页夹模板，单击“文件”菜单中“新建活页夹”命令，然后单击“binders”选项卡。

+ 如果希望把所建立的活页夹格式用于多个项目，可将它保存为一个模板。

+ 可方便地重新组织活页夹中各稿件，向其中添加或删除稿件。


[什么时候在活页夹以外处理稿件]

活页夹的目的是组织和管理相关文档，因此在活页夹中工作时可能有一些应用程序的功能无法调用。例如，为显示活页夹中各稿件的信息，活页夹带有一个状态栏，这时各应用程序的状态栏就被关闭以免混淆。例如, Excel 状态栏中的“自动计算”功能就不能用于活页夹中

下列各功能只能在活页夹以外使用：[如欲在活页夹以外处理文档，可单击“稿件”菜单下的“外部浏览”命令。把文档归还到活页夹时，只需退出该应用程序。]

+ 如欲使用“打印预览”查看活页夹中某稿件，需在活页夹外打开该稿件。

+ 当 PowerPoint 文档作为活页夹中的一个稿件时，不显示其状态栏。 如欲显示，需在活页夹外打开 PowerPoint 稿件。

+ 如欲使用 Excel 的共享列表或模板，需在活页夹外处理相关稿件。

+ 在 Excel 稿件工作时，对屏幕显示（“查看”选项卡，“选项”命令和“工具”菜单）所做的修改不会被保存于活页夹中。

+ 可以在活页夹中运行宏，但必须在活页夹外编辑。为达到此目的，单击宏所在的稿件，单击“稿件”菜单中“外部浏览”命令，然后在创建宏时所用的应用程序中进行编辑。归还文档到活页夹时，单击“文件”菜单中“保存并更新全部”命令，再单击“关闭并返回〈活页夹名〉”命令。

+ 如果发现 Word 文档中的自定义工具栏，宏或自动图文集词条等功能不能用于活页夹，只需把它们所在的模板复制到活页夹文件夹中即可。


